Startup de SC desenvolve plataforma pioneira para órgãos públicos

Em tempos atuais, o dia a dia das empresas brasileiras é predominantemente digital, com processos estruturados e atividades bem definidas. Mas o que dizer sobre a rotina de trabalho nos órgãos de controle daqueles que governam nossas cidades? Muitas repartições, principalmente na esfera municipal, ainda utilizam o papel para se comunicar e praticamente obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para acompanhar o andamento da solicitação. Com o objetivo de agilizar o dia a dia de prefeituras e órgãos públicos, a startup catarinense 1Doc desenvolveu a solução 1Doc Governo, uma vertente de sua plataforma de comunicação e atendimento, parametrizada especialmente para a realidade deste tipo de organização.

Tudo começou há quase dois anos, quando os sócios fundadores Jaison Niehues e Jéferson de Castilhos se viram trabalhando no setor público em regime de comissão. Eles se sentiam como gaiatos no navio, presentes em uma realidade de processos e estruturação totalmente arcaicos. Jaison, CEO na 1Doc, relembra: “A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para tal, foi preciso enviar um memorando físico – assinado e carimbado – para a diretoria de compras providenciar o material”.

A partir do conhecimento adquirido em alguns meses de trabalho, a metodologia foi criada, o MVP concebido e a hipótese foi validada no programa piloto. Os primeiros clientes foram prefeituras de SC, RS e SP. Com a expertise alcançada e a metodologia desenvolvida, a 1Doc já tem contratos no setor privado e está expandindo sua atuação para diferentes empresas, estruturando processos específicos de comunicação interna, atendimento ao cliente/fornecedor e gestão documental de acordo com cada necessidade.

Como funciona?

Diferente de sistemas ERP, na 1Doc Governo quase que a totalidade dos setores em Órgãos Públicos utiliza a plataforma para comunicação oficial, protocolo e atendimento. Tudo é unificado e não existem ilhas de informação. Com um clique é possível enviar uma demanda para a Administração Direta, Gabinete ou até mesmo para uma escola ou posto de saúde. Não é necessário imprimir os documentos para que a solicitação tenha caráter oficial. Desta forma, muitas impressões são economizadas. Para se ter uma ideia, os 11 clientes atuais da 1Doc Governo já evitaram mais de 1 milhão de impressões, totalizando R$100 mil em economia aos órgãos públicos atendidos. Em tempos de crise, são números consideráveis.

Transparência também é um aspecto muito importante da ferramenta. Todas as considerações e respostas adicionadas a Atendimentos (online ou presencial) são enviadas imediatamente, por e-mail ou SMS, aos requerentes. Não é preciso tomar um chá de cadeira para resolver um problema presencialmente. “Uma demanda gerada no protocolo e que às vezes levava até uma semana para chegar ao setor de RH, hoje entra de manhã e, alguma horas depois, dependendo do pedido, já está resolvida”, comenta Thiago José Alexandre, secretário de administração da prefeitura de Itapema (SC).

A tecnologia funciona em regime SaaS (ou pague conforme o uso) e é faturada apenas para os usuários ativos da organização. Isto se dá pelo fato de haver grande rotatividade no setor público. Como o papel ainda é muito presente nas rotinas, sem o devido cuidado, documentos e históricos podem ser perdidos ou extraviados. E para identificar e diagnosticar os setores que são mais produtivos e aqueles que estão com os piores índices, muitas vezes por falta de pessoal, as informações transitadas na plataforma são utilizadas para gerar indicadores de desempenho.

A 1Doc também se destaca por ser uma das poucas startups brasileiras com modelo de negócio voltado aos órgãos públicos. “Esse é um setor lotado de softwares projetados no fim dos anos 90 e a transição para web-apps e cloud ainda é lenta. Portanto, é um desafio empreender neste segmento”, garante Jéferson. “Temos certeza que estamos fazendo a diferença para uma fatia de mercado que precisa muito de soluções com bom custo/benefício, rápidas, descomplicadas e atuais. Queremos puxar uma série de startups para este nicho e abrir caminho para a inovação”, espera Jaison.

Fotos de Divulgação (crédito: Jean Niehues):